Mẫu thư từ chối ứng viên kèm thông báo xoá dữ liệu

Việc: Kết thúc đợt tuyển: báo kết quả cho ứng viên không trúng tuyển (sau sàng lọc hoặc sau phỏng vấn), đồng thời thông báo việc xoá, huỷ hồ sơ – hoặc xin đồng ý giữ lại hồ sơ cho đợt sau. Nếu sai: Giữ CV ứng viên trượt trong hộp thư, ổ chung nhiều năm, đem gửi đơn vị khác → xử lý dữ liệu vượt mục đích, không có đồng ý (Luật 91/2025 Điều 25).

Gồm: 1 file Word chỉnh sửa được – trang 1 hướng dẫn (dùng khi nào, 3 điều phải có, 3 lỗi hay bị phạt hoặc bị kiện, căn cứ pháp lý; xoá trước khi ký), thân mẫu với ô vàng [ĐIỀN]. Phải có: (1) Báo kết quả lịch sự, không nêu lý do mang tính phân biệt đối xử (tuổi, giới tính, hôn nhân, mang thai…). (2) Nêu rõ thời hạn xoá, huỷ dữ liệu ứng viên; nếu muốn giữ hồ sơ phải có đồng ý của ứng viên (Luật 91/2025 Điều 25 khoản 1). (3) Biên bản xoá dữ liệu nội bộ: liệt kê nơi lưu (email, thư mục, phần mềm, bản giấy), người xoá, ngày xoá – bằng chứng tuân thủ.

Căn cứ: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 Điều 25 khoản 1 (không tuyển dụng phải xoá, huỷ thông tin trừ khi có thoả thuận khác); Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 Nghị định 356/2025/NĐ-CP – cách thức xoá, huỷ, lưu bằng chứng (cần đối chiếu văn bản gốc); Luật Việc làm số 74/2025/QH15 Điều 5 khoản 1; Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 Điều 17 khoản 1. Cập nhật đến ngày 27/10/2026. Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý.