Mẫu checklist hồ sơ nhân sự mới

Việc: Theo dõi đủ giấy tờ của một nhân viên mới từ khi nhận việc đến hết thử việc – để ký hợp đồng đúng hạn, kê khai BHXH trong 30 ngày, đăng ký thuế, lưu hồ sơ nhân sự đầy đủ khi bị thanh tra hoặc tranh chấp. Nếu sai: Để người lao động làm việc nhiều tháng chưa ký hợp đồng bằng văn bản, chưa đăng ký BHXH → vi phạm giao kết HĐLĐ, chậm đóng, trốn đóng BHXH (Luật BHXH 41/2024 Điều 38, 39).

Gồm: 1 file Word chỉnh sửa được – trang 1 hướng dẫn (dùng khi nào, 3 điều phải có, 3 lỗi hay bị phạt hoặc bị kiện, căn cứ pháp lý; xoá trước khi ký), thân mẫu với ô vàng [ĐIỀN]. Phải có: (1) Mỗi giấy tờ có cột hạn hoàn thành, người phụ trách, ngày hoàn thành – nhất là hạn kê khai BHXH 30 ngày (Luật BHXH 41/2024 Điều 28 khoản 1) và ngày hết hạn thử việc. (2) Chỉ nhận bản sao giấy tờ; bản chính chỉ đối chiếu rồi trả lại ngay (BLLĐ Điều 17 khoản 1). (3) Có dòng ký xác nhận hồ sơ đã đủ và nơi lưu, người được tiếp cận (Luật 91/2025 Điều 25 khoản 2).

Căn cứ: Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 Điều 14 (hình thức hợp đồng), Điều 17 khoản 1, Điều 24–27 (thử việc); Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 và các nghị định hướng dẫn Điều 28 khoản 1 (kê khai, nộp hồ sơ tham gia BHXH trong 30 ngày); Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của BHXH Việt Nam ban hành Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN tờ khai TK1-TS, danh sách D02-LT (cần đối chiếu văn bản gốc); Thông tư 86/2024/TT-BTC về đăng ký thuế – số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế; đăng ký người phụ thuộc (cần đối chiếu văn bản gốc); Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 Điều 25 khoản 2 (lưu trữ dữ liệu người lao động). Cập nhật đến ngày 27/10/2026. Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý.