Biến bảng tuổi nợ thành dự báo tiền thu: 4 bước cho kế toán công nợ
Bảng tuổi nợ phải thu thường chỉ được mở vào cuối tháng để trích lập dự phòng hoặc gửi sếp xem ai nợ lâu. Thật ra đây là nguồn dữ liệu tốt nhất để trả lời câu hỏi: tuần sau tiền về bao nhiêu? Trong dự báo dòng tiền 13 tuần, 4 tuần đầu dựa phần lớn vào công nợ cũ. Làm đúng phần này thì dự báo đã đúng được một nửa.
Bước 1: Xuất báo cáo đúng cột, cố định mẫu
Bạn cần 6 cột: mã khách, tên khách, số hóa đơn, ngày hóa đơn, hạn thanh toán, số còn phải thu (đã gồm VAT). Hầu hết phần mềm kế toán cho phép lưu mẫu báo cáo. Hãy lưu một mẫu cố định để mỗi thứ Hai xuất ra là dán được ngay, khỏi sửa cột.
Nếu phần mềm không có hạn thanh toán, tạm tính bằng ngày hóa đơn cộng số ngày công nợ trong hợp đồng, và đánh dấu "ước tính".
Kiểm tra trước khi dùng: tổng bảng phải khớp số dư tài khoản 131 trên sổ cái.
Bước 2: Xếp loại từng khách
Đừng giả định mọi khách trả đúng hạn. Chia 4 nhóm, mỗi nhóm có một quy tắc:
| Xếp loại | Ngày dự kiến thu | % đưa vào dự báo |
|---|---|---|
| Tốt | Đúng hạn | 100% |
| Hay trễ | Hạn + khoảng 3 tuần | 100% |
| Rất chậm | Hạn + khoảng 6 tuần | 80% |
| Khó đòi | Không đưa vào | 0% |
Xếp loại dựa trên lịch sử trả tiền 6 tháng, không dựa trên cảm tình. Hỏi lại kinh doanh với những khách lớn. Khách quá hạn trên 90 ngày mà không có cam kết bằng văn bản thì nên xếp "Khó đòi" trong dự báo, dù về kế toán vẫn đang theo dõi.
Bước 3: Ưu tiên ngày khách đã hẹn
Mỗi thứ Hai, gọi 5–10 khách nợ lớn nhất. Khách hẹn ngày nào, ghi đúng ngày đó vào cột "ngày hẹn trả". Ngày hẹn luôn thắng quy tắc xếp loại. Sau 2–3 tuần, bạn sẽ thấy khách nào hẹn rồi giữ lời, khách nào hẹn rồi lùi, và đó là dữ liệu để xếp loại lại.
Một mẹo nhỏ: ghi cả người hẹn và kênh (điện thoại, email, Zalo). Khi khách lùi hẹn, bạn biết cần nhắc ai.
Bước 4: Xếp vào tuần và cộng lại
Với mỗi hóa đơn, ngày dự kiến thu rơi vào tuần nào thì cộng vào tuần đó. Hóa đơn đã quá hạn nhưng thuộc nhóm "Tốt" thì xếp vào tuần 1. Trong Excel, chỉ cần một công thức SUMIFS theo khoảng ngày đầu tuần – cuối tuần là đủ, không cần macro.
Sau tuần 4, công nợ cũ gần như thu hết. Từ tuần 5, tiền thu chủ yếu đến từ doanh số mới theo tỷ lệ: bao nhiêu % trả ngay, bao nhiêu % sau 30 ngày, sau 60 ngày.
Ba lỗi hay gặp
- Quên VAT. Doanh số trên kế hoạch là chưa thuế, còn tiền khách chuyển là đã gồm thuế. Với thuế suất 8% đến hết 31/12/2026 (Nghị quyết 204/2025/QH15) và có thể về 10% từ 2027, phần chênh này không nhỏ.
- Đếm hai lần. Hóa đơn tháng trước nằm trong bảng tuổi nợ, đồng thời doanh số tháng trước lại được đưa vào phần bán hàng mới. Ranh giới phải rõ: bán trước ngày bắt đầu là nợ cũ, từ ngày bắt đầu là bán mới.
- Không cập nhật. Bảng tuổi nợ của tuần trước đã cũ. Mỗi lần cuộn phải dán bảng mới.
Đo xem mình dự báo đúng không
Cuối mỗi tuần, so tiền thu nợ cũ thực tế với dự báo. Lệch vì khách trả trễ một tuần là bình thường. Lệch cùng chiều ba tuần liền thì quy tắc xếp loại đang lạc quan quá, cần sửa.
Mẫu bảng có sẵn cột xếp loại, ngày hẹn và công thức xếp tuần nằm trong Bộ dòng tiền 13 tuần chuyên sâu tại tailadung.com. Đọc hướng dẫn đầy đủ: Dự báo dòng tiền 13 tuần: cách làm cho doanh nghiệp nhỏ Việt Nam.
Cập nhật đến ngày 26/10/2026. Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn.