Lương, BHXH, thưởng Tết trong dòng tiền: nhân sự cần báo kế toán những gì?
Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, chi phí nhân sự là khoản chi cố định lớn nhất và không thể trễ. Trễ lương một ngày là mất lòng tin. Trễ bảo hiểm là phát sinh tiền chậm đóng. Vì thế, khi kế toán trưởng lập dự báo dòng tiền 13 tuần, bộ phận nhân sự giữ những con số quan trọng nhất. Dưới đây là danh sách HR nên gửi kế toán trước mỗi quý.
1. Lịch và số tiền lương thực lĩnh
- Ngày trả lương theo quy chế, ví dụ ngày 5 hoặc ngày 10 tháng sau. Có tạm ứng giữa tháng không?
- Lương thực lĩnh dự kiến từng tháng, sau khi trừ bảo hiểm và thuế TNCN của người lao động.
- Biến động trong 3 tháng tới: tuyển thêm, nghỉ việc, tăng lương định kỳ, phụ cấp mùa cao điểm.
Kế toán cần số thực lĩnh, vì đó là tiền thực sự rời tài khoản vào ngày trả lương.
2. Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp và kinh phí công đoàn
- Quỹ lương làm căn cứ đóng bảo hiểm, thường khác tổng thu nhập.
- Tỷ lệ đóng: phần doanh nghiệp và phần người lao động. Mức thường dùng là doanh nghiệp 21,5%, người lao động 10,5%. Hãy kiểm tra lại theo quy định hiện hành của doanh nghiệp mình.
- Ngày nộp: Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2025. Theo đa số nguồn hướng dẫn, đóng hằng tháng chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. Nhiều doanh nghiệp vẫn chọn nộp ngay trong tháng cho gọn. Thống nhất một ngày cố định với kế toán.
- Kinh phí công đoàn 2% quỹ lương đóng bảo hiểm (nếu thuộc diện), nộp cùng kỳ hoặc theo quý.
3. Thuế TNCN khấu trừ
HR thường giữ bảng tính thuế TNCN. Gửi kế toán số thuế khấu trừ dự kiến mỗi tháng. Từ quý 3/2026, thuế TNCN khấu trừ từ tiền lương khai và nộp theo quý (mẫu 05/KK-TNCN, Thông tư 89/2026/TT-BTC), hạn ngày cuối tháng đầu quý sau; trùng ngày nghỉ thì dời sang ngày làm việc kế tiếp – ví dụ quý 3/2026 nộp chậm nhất 02/11/2026. Trong dự báo, cộng dồn số khấu trừ 3 tháng và đặt vào tuần chứa hạn nộp. Đừng quên: thưởng Tết làm số thuế khấu trừ của quý chi thưởng tăng lên.
4. Thưởng Tết và lương tháng 13
Đây là khoản dễ gây "sốc" dòng tiền nhất trong năm.
- Số tiền dự kiến: chính sách cố định (ví dụ 1 tháng lương) hay theo kết quả kinh doanh?
- Ngày chi: Tết Nguyên đán Đinh Mùi rơi vào 06/02/2027. Thưởng thường chi vào nửa cuối tháng 1.
- Chi một lần hay chia đợt: chia hai đợt (một phần cùng lương tháng 12, phần còn lại trước Tết) giúp dòng tiền nhẹ hơn.
Tháng 12 và tháng 1 cũng là lúc doanh nghiệp thương mại nhập hàng Tết, trả gốc khoản vay ngắn hạn cuối năm, nộp thuế quý. Nếu HR báo sớm từ tháng 10, kế toán có đủ thời gian sắp xếp hạn mức vay.
5. Các khoản nhân sự một lần
- Trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc nếu có kế hoạch tái cơ cấu.
- Chi phí tuyển dụng, đào tạo lớn, team building cuối năm.
- Quà Tết cho nhân viên.
Mẫu gửi kế toán (1 bảng, 13 tuần)
| Tháng | Ngày trả lương | Lương thực lĩnh | Quỹ lương đóng BH | Thuế TNCN | Khoản khác (ghi rõ) |
|---|---|---|---|---|---|
| 11/2026 | 10/11 | … | … | … | |
| 12/2026 | 10/12 | … | … | … | Team building … |
| 01/2027 | 10/01 | … | … | … | Thưởng Tết … ngày 22/01 |
Gửi trước ngày 25 của tháng cuối quý, và báo ngay khi có thay đổi lớn hơn 5%.
Vì sao HR nên quan tâm?
Khi doanh nghiệp thiếu tiền, khoản bị xem xét đầu tiên thường là tuyển dụng, đào tạo và thưởng. Một dự báo dòng tiền tốt giúp HR bảo vệ các khoản này, vì ban giám đốc nhìn thấy trước và có phương án tài trợ thay vì cắt vào phút cuối.
Bộ dòng tiền 13 tuần tại tailadung.com tự xếp lương, BHXH, thuế TNCN, thưởng Tết vào đúng tuần chỉ từ vài ô giả định. Đọc thêm: Dự báo dòng tiền 13 tuần: cách làm cho doanh nghiệp nhỏ Việt Nam.
Cập nhật đến ngày 27/10/2026. Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn. Các mốc pháp lý cần đối chiếu văn bản hiện hành.