Đối soát doanh thu sàn TMĐT: cách tìm tiền Shopee, TikTok Shop, Lazada trả thiếu và hạch toán đúng (kèm mẫu Excel)
Đầu tháng, chủ shop nhắn kế toán: "Tháng rồi bán 300 triệu trên sàn, sao tiền về có 220 triệu?" Kế toán mở sao kê, thấy đúng 220 triệu, ghi doanh thu 220 triệu, xong việc.
Cách làm này sai hai chỗ. Thứ nhất, doanh thu không phải 220 triệu. Thứ hai, trong 80 triệu chênh lệch có phí sàn hợp lệ, nhưng cũng có thể có đơn chưa được trả, phí bị áp sai ngành, đơn trả hàng bị hoàn vượt, hàng thất lạc chưa được bồi thường. Không ai tách ra thì không ai đòi lại.
Năm 2026, các sàn điều chỉnh phí nhiều đợt. Báo chí ghi nhận tổng chi phí trên sàn của nhiều shop lên khoảng 23–25% doanh thu nếu tính cả quảng cáo và khuyến mãi. Khi phí đã chiếm một phần tư doanh thu, sai 1–2% đã đủ ăn hết lãi. Bài này hướng dẫn quy trình đối soát hằng tháng để đòi lại tiền, khóa sổ đúng và biết lãi thật.
Cập nhật đến ngày 26/10/2026. Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn. Biểu phí trong bài lấy từ nguồn thứ cấp (báo, blog ngành). Luôn đối chiếu Seller Center của từng sàn.
Đối soát doanh thu sàn là gì?
Là việc so ba nguồn số liệu cho cùng một tháng:
- Danh sách đơn hàng: đơn nào đã giao, trả hàng, hủy, thất lạc.
- Báo cáo tiền của sàn: Shopee gọi là báo cáo thu nhập/doanh thu đã thanh toán, TikTok Shop là Statements/quyết toán, Lazada là Transaction overview, còn COD website là bảng đối soát của hãng vận chuyển. Báo cáo này liệt kê tiền hàng, từng khoản phí và số thực trả cho mỗi đơn.
- Sao kê ngân hàng: tiền rút từ ví sàn có về đủ không.
Chỉ so (2) với (3) thì không thấy đơn bị bỏ sót. Chỉ nhìn (2) thì không biết sàn trừ đúng hay sai. Đủ cả ba chiều mới tìm được thất thoát.
Vì sao phải làm trước ngày 10 hằng tháng?
- Hạn khiếu nại: mỗi sàn và mỗi loại việc có hạn riêng. Có loại, như phản đối quyết định hoàn tiền, chỉ có vài ngày. Để đến cuối quý mới làm thì nhiều khoản không đòi được nữa.
- Khóa sổ: doanh thu, thuế GTGT đầu ra và chi phí phí sàn phải vào đúng kỳ trước khi lập tờ khai.
- Ra quyết định: biết SKU nào lỗ sau phí để điều chỉnh giá trước đợt sale tiếp theo.
Bước 1 – Tải đủ 5 loại file
| File | Lấy ở đâu | Dùng để |
|---|---|---|
| Đơn hàng tháng (mọi trạng thái) | Quản lý đơn hàng → Xuất | Biết đơn nào lẽ ra phải được trả tiền |
| Báo cáo tiền theo đơn | Tài chính / Doanh thu → Đã thanh toán → Xuất | Biết sàn đã trả gì, trừ gì |
| Lịch sử ví / rút tiền | Tài chính → Số dư | Khớp với sao kê, lấy số dư cuối kỳ |
| Báo cáo affiliate, danh sách trả hàng | Mục Tiếp thị liên kết, Trả hàng/Hoàn tiền | Kiểm hoa hồng và tiền hoàn |
| Đối soát COD | Cổng hãng vận chuyển | Kênh website |
Mẹo: lưu nguyên file gốc, đặt tên theo tháng, không sửa trực tiếp. Mọi chỉnh sửa làm trên bản sao hoặc qua Power Query.
Bước 2 – Quy mọi sàn về một bảng chuẩn
Mỗi sàn một kiểu file. File Shopee, TikTok thường để mỗi đơn một dòng, mỗi loại phí một cột (dạng ngang). File Lazada để mỗi khoản phí một dòng, có cột tên phí (dạng dọc). Tên khoản cũng hay đổi. Ví dụ, từ 24/04/2026 Shopee đổi "Phí thanh toán" thành "Phí xử lý giao dịch".
Cách bền nhất là quy tất cả về 5 cột: Kênh | Mã đơn | Ngày thanh toán | Tên khoản | Số tiền. Sau đó dùng một bảng map nối mỗi tên khoản với một mã chuẩn: tiền hàng, voucher người bán chịu, phí cố định/hoa hồng, phí giao dịch, phí dịch vụ, phí theo đơn, affiliate, ship, hoàn tiền, thuế khấu trừ, bồi thường, điều chỉnh khác, tổng thực nhận.
Hai quy tắc giúp tránh sai:
- Dấu tiền thống nhất: cộng vào tiền về là dương, bị trừ là âm. Hãng vận chuyển thường ghi phí là số dương thì đặt hệ số −1.
- Kiểm map: tổng các khoản đã map của một đơn phải bằng dòng "tổng tiền thực nhận" của sàn. Không bằng nghĩa là còn khoản chưa map, thường là một loại phí mới.
Bước 3 – Tính "phải nhận" cho từng đơn
Với mỗi đơn đã giao, tự tính số lẽ ra phải nhận theo biểu phí:
- Giá trị tính phí = giá bán − giảm giá người bán tự giảm − voucher người bán chịu.
- Phí cố định/hoa hồng = giá trị tính phí × tỷ lệ của ngành hàng (Mall và shop thường khác nhau).
- Phí xử lý giao dịch = (giá trị tính phí + ship người mua trả, nếu sàn tính trên ship) × tỷ lệ. Ví dụ Shopee 6% từ tháng 5/2026 theo nguồn thứ cấp.
- Phí dịch vụ (Voucher Xtra, Freeship Xtra…) chỉ khi có đăng ký, và có mức trần trên mỗi sản phẩm.
- Phí cố định theo đơn (phí hạ tầng, phí xử lý đơn), thường vài nghìn đồng mỗi đơn.
- Affiliate chỉ khi đơn đến từ link tiếp thị liên kết.
Phải nhận = tiền hàng − các khoản trên − ship người bán chịu − hoàn tiền đã duyệt.
Đặt các tỷ lệ ở một sheet cấu hình riêng, có ngày hiệu lực. Không gõ thẳng vào công thức. Sàn đổi phí thì chỉ sửa một chỗ.
Bước 4 – So "phải nhận" với "thực nhận" và gắn cờ
Lệch nhỏ do làm tròn thì bỏ qua: lấy ngưỡng lớn hơn giữa 1.000đ và 0,5% số phải nhận. Lệch vượt ngưỡng thì gắn cờ theo loại. Đây là 14 loại thất thoát hay gặp:
| # | Loại | Dấu hiệu |
|---|---|---|
| 1 | Đơn đã giao chưa được thanh toán | Quá số ngày sàn hẹn trả mà không có trong báo cáo tiền |
| 2 | Mất hàng chưa bồi thường | Đơn thất lạc, không có dòng bồi thường |
| 3 | Hàng hoàn chưa về kho | Đã hoàn tiền cho người mua, kho chưa nhận hàng sau 14 ngày |
| 4 | Trừ trùng phí | Một đơn có 2 dòng cùng loại phí |
| 5 | Đơn hủy vẫn bị trừ tiền | Đơn hủy có dòng phí |
| 6 | Trả hàng/hoàn tiền sai | Hoàn vượt số đã duyệt, hoặc vẫn giữ phí |
| 7 | Phí cố định/hoa hồng lệch | SKU bị xếp sai ngành, áp mức Mall cho shop thường, áp mức mới trước ngày hiệu lực |
| 8 | Phí giao dịch lệch | Sai tỷ lệ theo phương thức thanh toán |
| 9 | Phí dịch vụ khi không đăng ký | Đã hủy gói vẫn bị thu, hoặc vượt trần |
| 10 | Phí theo đơn lệch | Khác mức cố định |
| 11 | Affiliate sai | Đơn không qua link vẫn bị thu hoa hồng |
| 12 | Ship lệch | Khác cân nặng, kích thước khai báo |
| 13 | Voucher đồng tài trợ trừ vượt | Phần người bán chịu lớn hơn tỷ lệ đã đăng ký |
| 14 | Thuế khấu trừ sai | Doanh nghiệp vẫn bị trừ thuế như hộ, cá nhân KD |
Ngoài ra có 2 cảnh báo mức file: khoản mục chưa map (loại phí lạ) và mã đơn lạ (sàn trả hoặc trừ tiền cho mã đơn không có trong danh sách của bạn).
Một nguyên tắc quan trọng: mỗi đơn chỉ tính tiền một lần. Một đơn có thể vừa lệch phí vừa lệch tổng. Tiền cần đòi bằng phải nhận trừ thực nhận, gán cho một lỗi chính theo thứ tự ưu tiên, để tổng thất thoát không bị cộng trùng.
Bước 5 – Gửi khiếu nại theo nhóm
Lọc theo lỗi chính, xếp theo số tiền giảm dần. Mỗi nhóm lỗi dùng một mẫu nội dung: mã đơn, ngày giao, số phải nhận, số thực nhận, căn cứ (biểu phí hiệu lực, ảnh đăng ký gói, biên bản duyệt trả hàng). Ghi mã phiếu hỗ trợ và theo dõi hằng tuần.
Bước 6 – Hạch toán đúng: doanh thu là giá bán
Ví dụ (mẫu): đơn 399.000đ gồm VAT 8%, shop tự giảm 20.000đ. Phí cố định 10%, phí xử lý giao dịch 6% (tính cả 16.500đ ship người mua trả), phí hạ tầng 3.000đ. Sàn trả 314.370đ.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền |
|---|---|---|---|
| Giao hàng thành công | 131-Shopee | 511 / 33311 | 379.000 (350.926 + 28.074) |
| Phí sàn (có hóa đơn GTGT của sàn) | 641 / 1331 | 131-Shopee | 64.630 (59.843 + 4.787) |
| Rút tiền về ngân hàng | 1121 | 131-Shopee | 314.370 |
Ghi chú:
- Theo TT 99/2025/TT-BTC (áp dụng từ năm tài chính 2026), hàng bán bị trả lại ghi Nợ 521 và 33311, Có 131-sàn. Theo TT 133/2016/TT-BTC không có TK 521, nên ghi thẳng Nợ 511. Chi phí phí sàn: TT99 ghi 641, TT133 ghi 6421.
- Thời điểm: doanh thu ghi khi giao hàng thành công, không chờ sàn trả tiền. Thời điểm lập hóa đơn theo NĐ 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2026) cũng là lúc chuyển quyền sở hữu hàng hóa.
- Phí bị trừ sai chưa ghi giảm chi phí khi mới khiếu nại. Sàn chấp nhận hoàn thì ghi Nợ 131-sàn / Có 641.
- Cuối tháng đối chiếu số dư 131 từng sàn với số dư ví cộng tiền đang chờ thanh toán. Phần chênh phải giải thích được bằng danh sách đối soát.
Lưu ý thuế 2026
- Doanh nghiệp tự kê khai GTGT, TNDN trên doanh thu là giá bán. Phí sàn là chi phí. Có hóa đơn GTGT của sàn thì được khấu trừ đầu vào.
- Hộ, cá nhân kinh doanh: sàn có cả chức năng đặt hàng và thanh toán sẽ khấu trừ, khai thay, nộp thay thuế GTGT và TNCN (Điều 43 NĐ 252/2026/NĐ-CP, từ 01/07/2026; trước đó là NĐ 117/2025/NĐ-CP). Với hàng hóa, nhiều nguồn ghi tỷ lệ 1% GTGT + 0,5% TNCN. Hộ kinh doanh quyết toán năm theo NĐ 68/2026/NĐ-CP thì cộng cả doanh thu trên sàn và trừ số đã bị khấu trừ.
- Doanh nghiệp mà bị sàn khấu trừ thuế là dấu hiệu thông tin pháp nhân hoặc MST trên sàn chưa đúng. Cần sửa và đề nghị điều chỉnh.
- Ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng/năm với hộ kinh doanh (không chịu GTGT, TNCN; trên ngưỡng thì phải dùng hóa đơn điện tử) đã được nhiều nguồn đưa tin. Đọc văn bản gốc trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể.
Bước 7 – Tính lãi thật theo kênh và SKU
Với mỗi kênh: doanh thu thuần, trừ phí sàn, ship người bán chịu, quảng cáo, giá vốn, cộng bồi thường, ra lãi đóng góp. Với mỗi SKU: phân bổ phí của đơn theo giá trị dòng hàng, và phân bổ quảng cáo theo doanh thu. Thấy SKU lỗ hoặc biên dưới 10% thì xem lại giá, voucher, chương trình tham gia.
Hai chỉ số nên báo chủ shop mỗi tháng: % phí sàn trên doanh thu thuần và thất thoát phát hiện trên doanh thu. Chỉ số thứ hai giảm dần qua các tháng là dấu hiệu quy trình đang chạy tốt.
Câu hỏi thường gặp
Doanh thu ghi theo giá bán hay theo tiền sàn chuyển về?
Theo giá bán cho người mua, sau giảm giá do người bán chịu. Phí sàn, ship, hoàn tiền ghi riêng. Ghi theo tiền về là khai thiếu doanh thu.
Đơn giao tháng 10 mà sàn trả tháng 11 thì ghi tháng nào?
Doanh thu ghi tháng 10. Phí của các đơn chưa quyết toán thì trích theo biểu phí, tháng sau điều chỉnh theo số thực.
Phí sàn có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?
Có, nếu có hóa đơn GTGT của sàn ghi đúng tên, MST doanh nghiệp. Không có hóa đơn hợp lệ thì toàn bộ là chi phí, không khấu trừ.
Bao lâu đối soát một lần?
Tối thiểu hằng tháng, trước ngày 10. Mùa sale lớn (11/11, 12/12, Tết) nên làm hằng tuần để kịp hạn khiếu nại.
Shop có hàng nghìn đơn thì làm tay sao nổi?
Dùng Power Query trong Excel để nạp cả thư mục file và xoay cột tự động. Hoặc dùng Apps Script trên Google Sheets. Tháng sau chỉ cần bỏ file mới vào và bấm làm mới.
Có cần đối soát kênh website COD không?
Có. Logic giống hệt: đơn đã giao, so với bảng đối soát COD của hãng vận chuyển (tiền thu hộ, phí ship, phí thu hộ), rồi so với sao kê.
Bắt đầu từ đâu?
- Miễn phí: Checklist "10 khoản sàn hay trừ sai", có cột ước tính số tiền có thể đang mất theo doanh thu của bạn. (xem tại tailadung.com/sp/doi-soat-doanh-thu-san)
- Bộ Đối soát doanh thu sàn TMĐT (Excel/Google Sheets): dán file đơn hàng và file tiền, máy tự so từng đơn, gắn 14 loại cờ, ra danh sách khiếu nại, bút toán gợi ý theo từng sàn, đối chiếu số dư 131, lãi thật theo kênh và SKU. Có sẵn 60 đơn mẫu cài sai để thử. (xem tại tailadung.com/sp/doi-soat-doanh-thu-san)
- Khóa học ngắn: thêm 5 video hướng dẫn Power Query tự nạp file hằng tháng. (xem tại tailadung.com/sp/doi-soat-doanh-thu-san)
Tất cả có tại tailadung.com.
Cập nhật đến ngày 26/10/2026. Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn. Số liệu ví dụ là giả lập. Biểu phí sàn thay đổi thường xuyên, hãy đối chiếu Seller Center.