Hạch toán doanh thu bán trên Shopee, TikTok Shop, Lazada: 6 bút toán kế toán cần có mỗi tháng
Lỗi phổ biến nhất khi làm sổ cho shop bán online là ghi doanh thu bằng số tiền sàn chuyển về. Sàn đã trừ phí cố định, phí giao dịch, phí dịch vụ, ship, hoàn tiền rồi mới trả, nên số tiền về nhỏ hơn doanh thu thật khoảng 15–25%. Ghi như vậy là khai thiếu doanh thu và thiếu thuế GTGT đầu ra. Đồng thời mất luôn dấu vết của phí sàn, khoản chi phí lớn nhất của shop.
Cập nhật đến ngày 26/10/2026. Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn. Áp dụng cho doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Nguyên tắc: coi sàn như một khách hàng trung gian
Mỗi sàn mở một tài khoản 131 chi tiết: 131-Shopee, 131-TikTok, 131-Lazada, 131-COD (hãng vận chuyển thu hộ). Doanh thu ghi tăng phải thu. Phí sàn, hoàn tiền, ship ghi giảm phải thu. Tiền rút về ngân hàng cũng ghi giảm phải thu. Số dư cuối tháng chính là tiền sàn còn giữ của shop.
6 bút toán
1. Doanh thu đơn giao thành công, ghi theo giá bán cho người mua (đã trừ giảm giá do shop chịu):
- Nợ 131-sàn / Có 511, Có 33311.
- Thời điểm: khi giao hàng thành công, không chờ sàn trả tiền. Thời điểm lập hóa đơn theo NĐ 254/2026/NĐ-CP cũng là lúc chuyển quyền sở hữu hàng hóa.
2. Phí sàn bị trừ, gồm phí cố định/hoa hồng, phí xử lý giao dịch, phí dịch vụ, phí hạ tầng/xử lý đơn, affiliate:
- Nợ 641 (TT133: 6421), Nợ 1331 / Có 131-sàn.
- Chỉ khấu trừ 1331 khi có hóa đơn GTGT của sàn ghi đúng tên, MST. Các sàn thường xuất hóa đơn phí theo tháng. Nhớ tải về và lưu.
3. Phí vận chuyển người bán chịu: Nợ 641 (6421), Nợ 1331 / Có 131-sàn.
4. Hàng bán bị trả lại:
- TT 99/2025/TT-BTC: Nợ 521 (hàng bán bị trả lại), Nợ 33311 / Có 131-sàn.
- TT 133/2016/TT-BTC: không có TK 521, nên Nợ 511, Nợ 33311 / Có 131-sàn.
- Hàng về kho: Nợ 156 / Có 632. Hàng chưa về và đang khiếu nại: Nợ 1388 / Có 632, khi hàng về thì chuyển sang 156.
5. Thất lạc và bồi thường: Nợ 1381 / Có 156 (giá vốn hàng mất). Khi sàn bồi thường: Nợ 131-sàn / Có 1381. Phần chênh lệch ghi vào 711 hoặc 811.
6. Tiền rút về ngân hàng: Nợ 1121 / Có 131-sàn.
Ba tình huống hay làm sai
Giảm giá và voucher do shop chịu. Nếu thể hiện trên hóa đơn thì ghi giảm thẳng giá bán, không cần qua 521. Voucher do sàn chịu không làm giảm doanh thu của shop, vì sàn trả phần đó.
Phí bị trừ sai. Mới khiếu nại thì chưa ghi gì. Sàn chấp nhận hoàn thì ghi Nợ 131-sàn / Có 641. Nếu sang năm tài chính sau mới được hoàn thì ghi Có 711.
Doanh nghiệp bị sàn khấu trừ thuế. Cơ chế khấu trừ, nộp thay thuế (Điều 43 NĐ 252/2026/NĐ-CP) chỉ áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh. Doanh nghiệp bị trừ thì ghi Nợ 1388 / Có 131-sàn, sửa thông tin pháp nhân trên sàn và đề nghị điều chỉnh.
Cuối tháng: đối chiếu số dư 131 từng sàn
Số dư 131-sàn trên sổ phải bằng số dư ví + tiền đang chờ thanh toán trên Seller Center. Nếu lệch, phần lệch phải giải thích được bằng danh sách đối soát: đơn quá hạn chưa trả, hoàn tiền vượt, voucher trừ vượt. Không giải thích được thì chưa khóa sổ.
Đơn giao cuối tháng mà sàn chưa quyết toán thì vẫn ghi doanh thu, và trích phí theo biểu phí để chi phí vào đúng kỳ. Tháng sau điều chỉnh theo số thực.
Làm nhanh hơn
Bộ Đối soát doanh thu sàn TMĐT có sheet "Bút toán gợi ý" tự tính 9 nhóm bút toán theo từng sàn, tách sẵn VAT, ghi rõ khác biệt giữa TT99 và TT133, và có dòng kết luận "Khớp / Cần kiểm tra" cho số dư 131. Xem bài hướng dẫn đầy đủ: (xem tại tailadung.com/sp/doi-soat-doanh-thu-san). Tải checklist miễn phí: (xem tại tailadung.com/sp/doi-soat-doanh-thu-san).
Cập nhật đến ngày 26/10/2026. Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn. Kiểm tra chính sách kế toán của đơn vị và văn bản hiện hành trước khi áp dụng.