Thang bảng lương 2026: cách xây dựng, công bố và chạy lương đúng luật cho doanh nghiệp nhỏ (kèm mẫu Excel)

Mỗi cuối năm, phòng nhân sự của doanh nghiệp nhỏ thường gặp ba câu hỏi cùng lúc. Chủ doanh nghiệp hỏi: "Năm sau quỹ lương bao nhiêu?". Kế toán hỏi: "Biểu thuế mới tính sao, trần bảo hiểm đổi từ tháng mấy?". Nhân viên hỏi: "Năm nay có thưởng Tết không, mấy tháng?".

Ba câu đó có chung một gốc: doanh nghiệp đã có thang bảng lương và quy chế lương thưởng rõ ràng chưa. Bài này đi từng bước: dựng thang bảng lương 2026, kiểm tra với lương tối thiểu năm nay và năm sau, ban hành đúng thủ tục, rồi chạy bảng lương tháng theo quy định bảo hiểm và thuế mới.

Cập nhật đến ngày 26/10/2026. Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn. Các mức ghi "(cần kiểm tra văn bản gốc)" phải đối chiếu trước khi ký.

Thang bảng lương là gì, có bắt buộc không?

Thang lương, bảng lương là bảng các mức lương theo ngạch (nhóm chức danh có độ phức tạp tương đương) và bậc (các nấc lương trong ngạch). Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp tự xây dựng thang bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, thỏa thuận lương trong hợp đồng và trả lương.

Có phải đăng ký hay nộp cho cơ quan nhà nước không?

Không. Quy định nộp thang bảng lương cho cơ quan lao động đã bỏ từ khi Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực (01/01/2021). Thay vào đó, doanh nghiệp có hai nghĩa vụ:

1. Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu doanh nghiệp có tổ chức này (ví dụ công đoàn cơ sở).
2. Công bố công khai thang bảng lương tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Không công bố có thể bị xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực 10/09/2026, thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP); mức tiền cụ thể cần kiểm tra văn bản gốc. Rủi ro lớn hơn là khi tranh chấp, doanh nghiệp không có căn cứ chứng minh cách trả lương của mình.

Những con số phải dùng năm 2026

Hai điểm hay sai nhất: trần BHTN khác trần BHXH, và trần BHXH đổi từ kỳ lương tháng 7/2026. Nhiều file lương vẫn để một ô trần duy nhất 46,8 triệu cho cả hai loại.

7 bước xây thang bảng lương cho doanh nghiệp 10–100 người

Bước 1. Lập danh mục chức danh

Liệt kê mọi chức danh đang có và sắp tuyển. Mỗi chức danh ghi một dòng về việc chính và yêu cầu tối thiểu. Đừng chép mô tả công việc dài, chỉ cần đủ để so sánh.

Bước 2. Gom chức danh vào ngạch

Doanh nghiệp nhỏ chỉ cần 5–7 ngạch. Ví dụ 6 ngạch:

Khi phân vân, so 4 yếu tố: trình độ cần có, trách nhiệm (quản lý người, tiền, tài sản), độ khó của quyết định, phạm vi ảnh hưởng.

Bước 3. Chọn mức gốc và hệ số bậc 1

Cách dễ giải thích nhất: Mức lương = Hệ số × Mức gốc. Mức gốc thường lấy bằng lương tối thiểu của vùng chính (ví dụ 5.310.000 đồng). Hệ số bậc 1 của mỗi ngạch neo vào mức lương thị trường bạn đang trả cho người mới vào ngạch đó. Ví dụ: N1 = 1,05; N2 = 1,40; N3 = 2,00; N4 = 2,90; N5 = 4,20; N6 = 6,20.

Bước 4. Đặt số bậc và khoảng cách bậc

Luật không quy định khoảng cách tối thiểu giữa hai bậc. Thực tế nên để 5–7%: thấp hơn thì lên bậc gần như không có ý nghĩa. Với 7 bậc và khoảng cách 5–7%, biên độ ngạch (bậc 7 so với bậc 1) vào khoảng 34–50%. Ngạch dưới nên chồng lấn với ngạch trên một phần, để người giỏi ở bậc cao của ngạch dưới có thể lương cao hơn người vừa lên ngạch trên.

Bước 5. Kiểm tra với lương tối thiểu của năm nay và năm sau

Đây là bước hay bị bỏ qua. Bậc 1 của ngạch thấp nhất phải không thấp hơn lương tối thiểu của vùng nơi người lao động làm việc, không phải vùng của trụ sở.

Với hệ số N1 = 1,05 và mức gốc 5.310.000, bậc 1 là 5.576.000 đồng: đạt mức 2026 vùng I. Nhưng nếu mức 2027 vùng I là 5.700.000 như dự kiến, bậc này thấp hơn 124.000 đồng. Hệ số tối thiểu cần là 5.700.000 / 5.310.000 ≈ 1,08. Sửa ngay từ bây giờ rẻ hơn nhiều so với sửa vội trong tuần cuối tháng 12.

Bước 6. Lấy ý kiến, ký, niêm yết

Gửi dự thảo cho tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và lập biên bản. Ký quyết định ban hành. Niêm yết tại nơi làm việc trước ngày áp dụng: bảng tin, nhóm chat nội bộ, email toàn công ty. Giữ ảnh chụp và email làm bằng chứng.

Bước 7. Đưa vào hợp đồng và bảo hiểm

Ký phụ lục hợp đồng cho người thay đổi ngạch bậc. Báo điều chỉnh lương đóng bảo hiểm. Áp bảng mới từ kỳ lương có hiệu lực.

Cấu trúc thu nhập: phần nào đóng bảo hiểm, phần nào chịu thuế

Theo Luật BHXH 2024, lương đóng bảo hiểm gồm mức lương theo công việc, phụ cấp lương và các khoản bổ sung trả thường xuyên, ổn định. Các khoản như tiền ăn giữa ca, hỗ trợ điện thoại, đi lại, thưởng theo quy chế được ghi thành mục riêng trong hợp đồng thì không tính đóng.

Đừng dồn thu nhập vào phụ cấp để giảm bảo hiểm. Khi phần không đóng bảo hiểm vượt khoảng 30% thu nhập cố định, rủi ro bị truy thu cao, kèm tiền chậm đóng.

Chạy bảng lương tháng theo quy định 2026

Công thức một dòng lương:

1. Lương theo công = (Lương ngạch bậc + Phụ cấp trách nhiệm) × Ngày công thực tế / Ngày công chuẩn.
2. Làm thêm giờ = Đơn giá giờ × số giờ × 150% (ngày thường), 200% (nghỉ tuần), 300% (lễ, Tết).
3. Gross = Lương theo công + Làm thêm + Ăn ca + Hỗ trợ + Thưởng tháng.
4. Bảo hiểm người lao động = MIN(lương đóng, trần BHXH) × 9,5% + MIN(lương đóng, trần BHTN của vùng) × 1%.
5. Thu nhập tính thuế = Gross − khoản miễn (ăn ca, phần làm thêm cao hơn giờ thường, hỗ trợ theo quy chế) − bảo hiểm − giảm trừ gia cảnh.
6. Thuế = Thu nhập tính thuế × thuế suất − số trừ nhanh. Với biểu 5 bậc, số trừ nhanh là 0 / 0,5 / 3,5 / 9,5 / 14,5 triệu (tự tính từ biểu, đã kiểm lại hai cách).
7. Thực lĩnh = Gross − bảo hiểm − thuế.

Ví dụ: lương 25 triệu đồng, đóng bảo hiểm đủ trên 25 triệu, không có người phụ thuộc. Bảo hiểm 2.625.000. Thu nhập tính thuế 25 − 2,625 − 15,5 = 6,875 triệu → thuế 343.750 đồng. Nếu còn tính theo cách năm 2025 (giảm trừ 11 triệu, biểu 7 bậc), thuế là 956.250 đồng. Người lao động nhận thêm 612.500 đồng mỗi tháng.

Quy chế thưởng: hứa đúng, trả được

Điều 104 Bộ luật Lao động giao doanh nghiệp quyết định quy chế thưởng, nhưng quy chế phải được công bố công khai sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động. Lương tháng 13 không bắt buộc. Nhưng khi đã ghi vào hợp đồng hay quy chế, nó trở thành nghĩa vụ.

Một quy chế thưởng an toàn cho doanh nghiệp nhỏ có 3 lớp:

1. Cổng công ty: lợi nhuận đạt dưới 80% kế hoạch thì không mở quỹ; đạt 80–95% thì hệ số 0,6; đạt 100% thì 1,0. Thêm điều kiện dòng tiền: ít hơn 6 tháng dòng tiền kinh doanh dương thì quỹ giảm một nửa.
2. Hệ số bộ phận theo KPI của phòng.
3. Hệ số cá nhân theo KPI cá nhân; dưới 70% thì không thưởng.

Thưởng cá nhân = Lương ngạch bậc × số tháng mục tiêu × ba hệ số × số tháng làm việc / 12. Tổng quỹ có trần, ví dụ 15% lợi nhuận thực hiện. Nếu tổng vượt trần, mọi người giảm theo cùng một tỷ lệ. Không ai bị "cắt riêng", nên ít tranh cãi.

Lập ngân sách chi phí nhân sự 2027

Chi phí doanh nghiệp không chỉ là gross. Cộng thêm 23,5% trên lương đóng bảo hiểm (21,5% bảo hiểm + 2% công đoàn). Ngân sách năm nên tách các dòng: lương đóng bảo hiểm (có tăng lương định kỳ từ tháng nào), tuyển mới theo tháng, phụ cấp, làm thêm giờ, thưởng năm và lương tháng 13 (rơi vào tháng 1/2027 vì Tết Đinh Mùi là 06/02/2027), bảo hiểm và công đoàn phần doanh nghiệp, cùng khoản bù lên lương tối thiểu 2027 cho những người đang sát sàn.

10 lỗi hay gặp khi làm thang bảng lương và bảng lương

1. Bậc 1 bằng đúng lương tối thiểu năm nay.
2. Áp vùng theo trụ sở, quên chi nhánh, kho ở vùng khác.
3. Dùng chung trần BHXH và BHTN.
4. Quên đổi trần BHXH từ tháng 7/2026.
5. Còn dùng giảm trừ 11 triệu và biểu 7 bậc.
6. Tính thuế cả phần làm thêm giờ được miễn.
7. Phụ cấp không đóng bảo hiểm quá lớn.
8. Không lấy ý kiến, không niêm yết.
9. Quy chế thưởng ghi "tùy tình hình kinh doanh".
10. Cam kết lương tháng 13 nhưng không đưa vào ngân sách tiền tháng 1.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp dưới 10 người có cần thang bảng lương không? Điều 93 không loại trừ doanh nghiệp theo quy mô. Doanh nghiệp nhỏ vẫn nên có bảng đơn giản để làm căn cứ ký hợp đồng và đóng bảo hiểm.

Lương tối thiểu 2027 chưa có nghị định, có nên sửa thang lương ngay? Nên chuẩn bị bản sửa sẵn với mức dự kiến, theo dõi nghị định, và ký khi văn bản chính thức ban hành. Thang lương có thể ghi điều khoản: mức nào thấp hơn lương tối thiểu mới thì tự nâng bằng mức tối thiểu đó.

Trần BHXH 50,6 triệu áp dụng từ khi nào? Từ 01/7/2026, theo lương cơ sở 2.530.000 đồng (NĐ 161/2026/NĐ-CP, cần kiểm tra văn bản gốc).

Biểu thuế 5 bậc áp dụng từ tháng 1 hay tháng 7/2026? Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/7/2026, nhưng quy định về tiền lương, tiền công áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026. Khi quyết toán năm 2026, dùng biểu 5 bậc cho cả năm.

Có được trả lương thử việc thấp hơn không? Được, nhưng ít nhất 85% mức lương của công việc đó (BLLĐ 2019, Điều 26).

Lương tháng 13 có phải đóng bảo hiểm? Không, nếu là khoản thưởng theo quy chế. Nhưng vẫn chịu thuế TNCN.

Làm nhanh với bộ mẫu

• Miễn phí: file tính lương gross ↔ net 2026, có bảng so sánh thuế 2026 với cách tính 2025.
• Bộ thang bảng lương & quy chế lương thưởng 2026: 8 sheet gồm thông số pháp lý sửa được, khung 6 ngạch × 7 bậc, thang lương tự tính và tự đánh dấu ô thấp hơn lương tối thiểu 4 vùng (2026 và 2027 dự kiến), quy chế thưởng KPI 3 lớp, bảng lương mẫu 15 người, ngân sách nhân sự 2027. Kèm mẫu Quy chế lương thưởng bằng Word.

Tải tại tailadung.com.

Căn cứ: BLLĐ 45/2019/QH14; NĐ 145/2020/NĐ-CP; NĐ 293/2025/NĐ-CP; Luật BHXH 41/2024/QH15; Luật Việc làm 74/2025/QH15; NQ 110/2025/UBTVQH15; Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15; NĐ 253/2026/NĐ-CP; NĐ 283/2026/NĐ-CP (thay NĐ 12/2022/NĐ-CP từ 10/09/2026). Cập nhật đến ngày 26/10/2026. Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn.

Đọc tiếp

• 5 chỗ kế toán phải sửa trong file lương năm 2026 (kẻo quyết toán thuế lệch)
• Lương tối thiểu vùng 2027 dự kiến tăng 7,8%: HR rà thang bảng lương thế nào trước 01/01?
• Quy chế thưởng có 'cổng tài chính' và ngân sách nhân sự 2027: CFO nên trình chủ doanh nghiệp thế nào?