Hộ kinh doanh 2026: sổ sách, kê khai, nộp thuế thế nào

Cập nhật đến ngày 25/10/2026. Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn.

Năm 2026 là năm đầu tiên hộ kinh doanh không còn "mức khoán" do cơ quan thuế ấn định. Thay vào đó, chủ hộ tự ghi sổ, tự tính, tự khai và tự nộp. Nghe thì nặng nề, nhưng nếu nắm đúng 3 việc: biết mình ở dải doanh thu nào, mở đúng sổ, nhớ đúng hạn, thì phần lớn hộ nhỏ chỉ mất vài phút mỗi ngày.

Bài này tóm lược những gì một chủ cửa hàng, quán ăn, tiệm dịch vụ cần biết, dựa trên các văn bản: Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực 01/01/2026), Nghị định 68/2026/NĐ-CP (05/03/2026) được sửa bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP (29/04/2026, hiệu lực 01/01/2026), Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 và Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15.

1. Điều gì thay đổi từ 01/01/2026?

1.1. Bỏ thuế khoán, chuyển sang tự khai

Trước đây, phần đông hộ nhỏ nộp một mức thuế cố định theo thông báo của cơ quan thuế. Từ 2026, hộ tự xác định doanh thu thực tế và kê khai. Để việc chuyển đổi nhẹ nhàng, Nghị định 68 cam kết cơ quan thuế không dùng doanh thu khai năm 2026 để tính lại thuế các năm khoán trước và không phạt những gì đã làm theo khoán, trừ trường hợp phát hiện che giấu doanh thu (khoản 5 Điều 17).

1.2. Ngưỡng không chịu thuế: 1 tỷ đồng/năm

Bản gốc Nghị định 68 đặt ngưỡng 500 triệu đồng. Chưa đầy hai tháng sau, Nghị định 141/2026 nâng lên 01 tỷ đồng và cho áp dụng từ 01/01/2026. Hộ có doanh thu năm từ 1 tỷ trở xuống không chịu thuế GTGT và không nộp thuế TNCN. Ai lỡ nộp theo ngưỡng cũ mà cả năm không vượt 1 tỷ thì được xử lý như tiền nộp thừa (bù trừ hoặc hoàn).

1.3. Sổ kế toán mới theo Thông tư 152

Thông tư 152/2025 thay Thông tư 88/2021, đưa ra 7 mẫu sổ rất gọn: S1a-HKD, S2a-HKD, S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD, S2e-HKD và S3a-HKD. Chủ hộ được tự ghi, giao cho người thân (cha mẹ, vợ chồng, con, anh chị em ruột) hoặc thuê dịch vụ. Sổ lưu bản giấy hay bản điện tử đều được, tối thiểu 5 năm.

2. Mình thuộc nhóm nào? Bảng tra theo doanh thu

Doanh thu ở đây là toàn bộ tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ, kể cả khoản khách chưa trả, phụ thu, thưởng doanh số, hỗ trợ từ nhà cung cấp. Không tính chiết khấu thương mại, giảm giá và hàng bị trả lại (Điều 5 Nghị định 68).

Hộ có thêm thuế tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên, bảo vệ môi trường, xuất nhập khẩu hoặc sử dụng đất thì mở thêm S3a-HKD.

3. Hộ dưới 1 tỷ: nhẹ nhưng không phải "không làm gì"

3.1. Ghi sổ S1a-HKD

Sổ chỉ có 3 cột: Ngày tháng – Diễn giải – Số tiền. Thông tư 152 cho phép ghi theo từng lần bán hoặc gom theo định kỳ (ví dụ tổng mỗi ngày). Sổ này là bằng chứng để bạn chứng minh mình dưới ngưỡng, và là căn cứ để đối chiếu nếu cơ quan thuế hỏi.

3.2. Thông báo doanh thu

Chậm nhất 31/01 năm sau, hộ thông báo doanh thu thực tế năm trước với cơ quan thuế (điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 68). Hộ mới ra kinh doanh trong 6 tháng đầu năm thông báo 2 lần: doanh thu đến 30/6 trước ngày 31/7, phần còn lại trước 31/01 năm sau (khoản 1 Điều 9).

3.3. Thông báo tài khoản ngân hàng, ví điện tử

Mọi hộ phải báo cho cơ quan thuế tất cả số tài khoản và ví điện tử dùng cho kinh doanh (khoản 4 Điều 13 Nghị định 68). Với hộ đang hoạt động thuộc nhóm thông báo doanh thu, hạn là 20/04/2026 theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Nếu bạn chưa làm, nên làm ngay và giữ bằng chứng đã gửi.

3.4. Theo dõi lũy kế

Điều dễ bị bỏ quên nhất: doanh thu cộng dồn từ đầu năm. Một quán bán đều 95 triệu/tháng sẽ vượt 1 tỷ ngay trong tháng 11 (11 x 95 triệu = 1,045 tỷ). Khi vượt, nghĩa vụ thay đổi ngay từ quý đó.

4. Hộ trên 1 tỷ: khai thuế quý và chọn cách tính TNCN

4.1. Thuế GTGT: tỷ lệ % trên doanh thu

Hộ chỉ áp dụng phương pháp trực tiếp. Tỷ lệ theo nhóm ngành (Điều 12 Luật Thuế GTGT 48/2024):

• Phân phối, cung cấp hàng hóa: 1%
• Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: 5%
• Sản xuất, vận tải, dịch vụ gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu: 3%
• Hoạt động khác: 2%

4.2. Thuế TNCN: hai cách

Cách 1 – tỷ lệ trên doanh thu (chỉ cho hộ có doanh thu đến 3 tỷ): lấy phần doanh thu vượt 1 tỷ nhân thuế suất: 0,5% với hàng hóa; 2% với dịch vụ; 5% với cho thuê tài sản, đại lý bảo hiểm, xổ số, đa cấp; 1,5% với sản xuất, vận tải, dịch vụ gắn hàng hóa; 5% với nội dung số; 1% với hoạt động khác.

Cách 2 – thu nhập tính thuế: (doanh thu – chi phí hợp lý) x 15% nếu doanh thu đến 3 tỷ, 17% nếu trên 3 tỷ đến 50 tỷ, 20% nếu trên 50 tỷ. Trên 3 tỷ thì bắt buộc cách này. Đã chọn cách 2 thì phải giữ 2 năm liên tục (khoản 5 Điều 4 Nghị định 68).

Ví dụ (số liệu giả định): Tiệm tạp hóa kiêm cà phê, cả năm bán hàng 800 triệu và đồ uống 300 triệu, tổng 1,1 tỷ.

• GTGT: 800 triệu x 1% + 300 triệu x 3% = 8 triệu + 9 triệu = 17 triệu.
• TNCN cách 1: trừ 1 tỷ vào ngành có thuế suất cao trước (đồ uống 1,5%) là hết 300 triệu, phần còn lại 700 triệu trừ vào bán hàng; còn 100 triệu bán hàng chịu 0,5% = 0,5 triệu.
• TNCN cách 2: nếu chi phí hợp lệ cả năm là 950 triệu thì (1,1 tỷ – 950 triệu) x 15% = 22,5 triệu.

Với hộ biên lợi nhuận mỏng nhưng vừa qua ngưỡng, cách 1 thường lợi hơn. Với hộ doanh thu lớn, lỗ hoặc lãi rất mỏng và đủ hóa đơn chi phí, cách 2 có thể lợi hơn. Đừng chọn theo cảm tính; hãy tính thử cả hai.

4.3. Nhiều ngành, nhiều cửa hàng

Ngưỡng 1 tỷ chỉ được trừ một lần mỗi năm cho toàn bộ hoạt động, nhưng bạn được chọn trừ vào ngành hay địa điểm có lợi nhất; trừ chưa hết thì trừ tiếp sang ngành khác (khoản 3 Điều 4 Nghị định 68). Nhiều cửa hàng thì khai chung một hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trụ sở nhưng nộp thuế theo từng địa điểm.

4.4. Chi phí nào được trừ (cách 2)

Được trừ: nguyên vật liệu, hàng hóa; lương nhân viên có đóng bảo hiểm bắt buộc (hoặc thuê dưới 1 tháng); khấu hao tài sản; điện nước, thuê mặt bằng, sửa chữa; lãi vay; chi khác phục vụ trực tiếp kinh doanh. Điều kiện chung: có hóa đơn, chứng từ và khoản từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt (Điều 6 Nghị định 68).

Không được trừ: lương của chính chủ hộ và thành viên hộ, chi tiêu gia đình, tiền phạt, nhà ở và xe đứng tên cá nhân (trừ kinh doanh vận tải, du lịch).

5. Sổ sách theo Thông tư 152: chọn đúng sổ

5.1. Hộ nộp theo cách 1: sổ S2a-HKD

Sổ doanh thu chia theo từng nhóm ngành có cùng tỷ lệ. Cuối mỗi nhóm có dòng tổng cộng, thuế GTGT, thuế TNCN; dòng cuối là tổng thuế phải nộp.

5.2. Hộ nộp theo cách 2: bộ 4 sổ

• S2b-HKD – sổ doanh thu theo nhóm ngành, chỉ tính thuế GTGT.
• S2c-HKD – sổ chi tiết doanh thu, chi phí: doanh thu, chi phí hợp lý chia 6 khoản a–e, chênh lệch, thuế TNCN.
• S2d-HKD – sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa: nhập, xuất, tồn; đơn giá xuất theo bình quân cả kỳ.
• S2e-HKD – sổ chi tiết tiền: tiền mặt và từng tài khoản ngân hàng.

5.3. Dùng hóa đơn điện tử thì vẫn cần sổ?

Có. Khi hộ dùng hóa đơn có mã hoặc máy tính tiền kết nối, hệ thống thuế sẽ gợi ý tờ khai, nhưng hộ vẫn chịu trách nhiệm về số khai. Thông tư 152 nói rõ hộ dùng các mẫu sổ để theo dõi và đối chiếu với số cơ quan thuế thông báo (khoản 4 Điều 3).

6. Hóa đơn điện tử: khi nào bắt buộc?

• Doanh thu năm trên 1 tỷ: bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu (khoản 5 Điều 8 Nghị định 68, sửa bởi Nghị định 141).
• Năm trước dưới ngưỡng nhưng năm nay vượt: phải đăng ký trong 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ có doanh thu lũy kế trên 1 tỷ.
• Doanh thu từ 1 tỷ trở xuống: không bắt buộc, được tự nguyện đăng ký.
• Nhiều cửa hàng: dùng chung mã số thuế, ghi mã địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.

7. Lịch nộp cần nhớ (2026–2027)

Hạn nộp tiền thuế trùng hạn nộp hồ sơ. Nếu hạn rơi vào ngày nghỉ thì lùi sang ngày làm việc tiếp theo.

8. Bán hàng trên sàn thương mại điện tử

Nếu sàn có cả chức năng đặt hàng và thanh toán, sàn sẽ khấu trừ, khai và nộp thuế thay cho từng giao dịch (Điều 11 Nghị định 68). Sàn chỉ đăng tin thì bạn tự khai. Dù sàn đã khấu trừ, bạn vẫn nên ghi doanh thu sàn vào sổ để xét ngưỡng; hộ có tổng doanh thu trên 3 tỷ hoặc chọn cách 2 phải tổng hợp để quyết toán, số đã bị khấu trừ được trừ ra.

9. Câu hỏi thường gặp

Doanh thu dưới 1 tỷ có phải đăng ký hóa đơn điện tử không? Không bắt buộc. Bạn có thể tự nguyện đăng ký nếu khách cần hóa đơn.

Tôi kinh doanh lỗ thì có phải nộp thuế không? Thuế GTGT vẫn tính trên doanh thu nếu vượt ngưỡng. Với TNCN, cách 2 (thu nhập) tính trên chênh lệch doanh thu – chi phí, nên lỗ thì TNCN bằng 0, với điều kiện chi phí đủ hóa đơn, chứng từ.

Bắt đầu ghi sổ từ tháng 10 có được không? Được, nhưng phải cộng doanh thu từ đầu năm để xét ngưỡng. Nếu thiếu số liệu, hãy dựng lại từ sao kê tài khoản và hóa đơn.

Tôi phải giữ sổ bao lâu? Tối thiểu 5 năm (Điều 3 Thông tư 152). Hóa đơn lưu theo quy định về thuế.

Năm nay chọn cách 1, năm sau đổi sang cách 2 được không? Được. Ngược lại, đã chọn cách 2 thì phải giữ 2 năm. Hộ đang dùng cách 1 mà cả năm vượt 3 tỷ thì từ năm sau bắt buộc chuyển sang cách 2.

Có cần thuê kế toán không? Không bắt buộc. Chủ hộ tự ghi sổ hoặc giao người thân. Hộ trên 1 tỷ chọn cách 2, có kho hàng và nhân viên thì nên có người hỗ trợ.

10. Bắt đầu từ đâu?

1. Cộng doanh thu từ 01/01 đến nay để biết mình ở dải nào.
2. Mở đúng sổ: S1a nếu dưới 1 tỷ; S2a hoặc bộ S2b–S2e nếu trên.
3. Kiểm tra đã thông báo tài khoản ngân hàng, ví điện tử chưa.
4. Đặt nhắc lịch cho hạn quý và 31/01.

Để làm nhanh, bạn có thể tải Sổ HKD mini miễn phí tại tailadung.com: một file Excel/Google Sheets theo mẫu S1a, tự cộng doanh thu từng tháng và báo động khi chạm 80% ngưỡng hoặc vượt 1 tỷ. Bản đầy đủ có cả 7 mẫu sổ theo Thông tư 152, tự tính thuế tạm tính theo quý, so sánh hai cách tính TNCN và lịch nộp 2026–2027.

Bài viết tham khảo các văn bản: Thông tư 152/2025/TT-BTC; Nghị định 68/2026/NĐ-CP; Nghị định 141/2026/NĐ-CP; Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15; Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15; Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15. Cập nhật đến ngày 25/10/2026. Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn. Ví dụ dùng số liệu giả định.

Liên kết nội bộ đề xuất: [Hộ dưới và trên 1 tỷ khác nhau thế nào] · [Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh] · [10 lỗi hộ kinh doanh hay mắc năm 2026]

Đọc tiếp

• Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ và trên 1 tỷ: khác nhau ở những việc gì?
• Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh: ai bắt buộc, đăng ký khi nào?
• 10 lỗi hộ kinh doanh hay mắc năm đầu bỏ thuế khoán