Lương, thưởng, phúc lợi, BHXH: 7 điểm HR và kế toán cần rà trước quyết toán 2026
Cập nhật đến ngày 26/10/2026 · Tiệm Số
Chi phí lương thường là khoản chi lớn nhất của doanh nghiệp dịch vụ và thương mại, cũng là khoản cơ quan thuế hỏi nhiều nhất. Phần lớn hồ sơ giải trình lại nằm ở phòng nhân sự: hợp đồng, quy chế, chấm công. Vì vậy hai phòng nên rà cùng nhau trong tháng 2/2027, trước hạn quyết toán 31/3/2027.
1. Quy chế lương, thưởng còn đúng với thực tế không?
Tiền lương, thưởng chỉ được trừ khi có trong hợp đồng lao động, thoả ước tập thể hoặc quy chế (Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Điều 10 khoản 8). Năm 2026 công ty có thêm thưởng dự án, thưởng KPI, phụ cấp mới nào không? Nếu có thì quy chế đã cập nhật và ký ban hành trước khi chi chưa?
2. Lương tháng 12 và thưởng cuối năm chi trước hạn quyết toán chưa?
Khoản trích cho năm 2026 mà đến hạn nộp hồ sơ quyết toán vẫn chưa chi thì không được trừ. Ngoại lệ là quỹ dự phòng tiền lương, tối đa 17%. Nhân sự cần chốt lịch chi thưởng Tết và báo cho kế toán.
3. Chi lương qua ngân hàng
Lương trả mỗi lần từ 5 triệu đồng trở lên nên chuyển khoản. Bộ Tài chính hướng dẫn điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt cũng áp dụng cho tiền lương (cần kiểm tra văn bản gốc). Lương trả tiền mặt cho số đông nhân viên là điểm hay bị hỏi.
4. Phúc lợi không vượt một tháng lương bình quân
Hiếu hỉ, du lịch, quà Tết, hỗ trợ con nhỏ… cộng lại không vượt một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm (Điều 10 khoản 4). Phòng nhân sự nắm danh sách chi, phòng kế toán tính ngưỡng. Hai bên cùng xem trước khi chi Tết.
5. Thuế TNCN năm 2026 có ba điểm mới
- Giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc (NQ 110/2025/UBTVQH15).
- Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 có biểu thuế lũy tiến 5 bậc, áp dụng cho thu nhập từ tiền lương của cả năm 2026 (kiểm tra bậc thuế suất trong văn bản gốc).
- Khấu trừ 10% với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: ngưỡng 5 triệu đồng/lần từ 01/7/2026 (trước đó là 2 triệu). Rà theo ngày chi.
Từ 01/7/2026, tờ khai TNCN nộp theo quý (Thông tư 89/2026/TT-BTC).
6. Tiền lương đóng BHXH đúng theo luật mới
Luật BHXH 41/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/7/2025. Tiền lương đóng gồm lương và các phụ cấp, khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể. Doanh nghiệp đóng 21,5% (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%), người lao động đóng 10,5%. Chậm đóng thì phải nộp thêm 0,03% mỗi ngày trên số chậm đóng. Trốn đóng có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Tự kiểm: so lương đóng BHXH với lương và phụ cấp cố định trong hợp đồng của từng người.
7. Đối chiếu ba con số
Ba con số này phải giải thích được với nhau:
- Phát sinh Có TK 334 trên sổ kế toán.
- Tổng thu nhập chịu thuế trên quyết toán TNCN.
- Quỹ lương đóng BHXH.
Lệch là bình thường vì có khoản miễn thuế, có khoản không đóng bảo hiểm. Nhưng bạn phải có bảng giải trình bằng số.
Nhóm "TNCN và bảo hiểm" trong bộ Rà soát BCTC & quyết toán thuế 2026 – 120 điểm kiểm tra có 9 điểm, mỗi điểm ghi căn cứ. Sheet Đối chiếu tự động so 334 với quyết toán TNCN và so sổ bảo hiểm với thông báo của cơ quan BHXH. Xem bộ rà soát
Căn cứ: Nghị định 320/2025/NĐ-CP; Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15; NQ 110/2025/UBTVQH15; Nghị định 253/2026/NĐ-CP; Thông tư 89/2026/TT-BTC; Luật BHXH 41/2024/QH15. Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn. Cập nhật đến ngày 26/10/2026.