Rà soát hợp đồng cho doanh nghiệp nhỏ 2026: 9 loại hợp đồng, những điều khoản phải sửa trước khi ký (kèm checklist Excel)

Bây giờ ai cũng có thể nhờ chatbot soạn một bản hợp đồng trong một phút. Bản đó thường đọc rất trơn tru. Vấn đề nằm ở chỗ khác: hợp đồng soạn nhanh hay thiếu đúng những câu làm doanh nghiệp mất tiền. Có thể là câu về thuế, về bảo hiểm, về phạt và bồi thường, hoặc một quy định mới vừa có hiệu lực trong năm 2026.

Tháng 11–12 là mùa ký hợp đồng nguyên tắc năm sau, gia hạn hợp đồng lao động và chốt hợp đồng dịch vụ kế toán 2027. Năm 2026 cũng là năm có nhiều văn bản mới làm các mẫu cũ lạc hậu. Bài này đi qua 9 loại hợp đồng doanh nghiệp nhỏ dùng nhiều nhất. Với mỗi loại, bài chỉ ra điểm phải kiểm, căn cứ ở đâu và hậu quả nếu bỏ qua.

Cập nhật đến ngày 26/10/2026. Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý. Mục ghi "(cần kiểm tra văn bản gốc)" dựa trên nguồn thứ cấp tại ngày viết.

6 thay đổi năm 2026 làm mẫu hợp đồng cũ lạc hậu

Thêm một điểm đang theo dõi: dự án Luật sửa đổi Luật Thương mại đề xuất bỏ trần phạt vi phạm 8%. Tại ngày 26/10/2026, dự án chưa được thông qua, nên trần 8% vẫn áp dụng.

Quy trình rà soát 6 bước (15–20 phút một hợp đồng)

1. Xác định loại hợp đồng theo bản chất, không theo tên gọi. Một "hợp đồng cộng tác viên" mà có chấm công, lương tháng cố định, chịu nội quy thì về bản chất là hợp đồng lao động (BLLĐ 2019, Điều 13).
2. Kiểm chủ thể. Tên, mã số thuế, địa chỉ phải khớp với kết quả tra cứu mã số thuế. Người ký phải là đại diện theo pháp luật, hoặc có giấy uỷ quyền còn hạn. Tài khoản nhận tiền phải đứng tên chính bên bán.
3. Kiểm điều khoản chủ yếu: đối tượng, giá, thời hạn, giao nhận hoặc nghiệm thu, quyền và nghĩa vụ.
4. Kiểm thuế, hoá đơn, thanh toán. Giá phải ghi là chưa có VAT. Khoản từ 5 triệu đồng phải chuyển khoản. Kiểm thời điểm lập hoá đơn và việc khấu trừ thuế TNCN.
5. Kiểm xử lý rủi ro: phạt và bồi thường, lãi chậm trả, bất khả kháng, đơn phương chấm dứt, tranh chấp, bảo mật và dữ liệu cá nhân.
6. Chốt. Còn điểm rủi ro cao nào chưa đạt thì chưa ký: gửi đối tác đề nghị sửa, ghi nhật ký rà soát.

Hợp đồng lao động và thử việc: những câu bị phạt từ 10/9/2026

• Chỉ có hai loại HĐLĐ: không xác định thời hạn, và xác định thời hạn tối đa 36 tháng. HĐLĐ xác định thời hạn chỉ được ký thêm một lần. Lần thứ ba phải là không xác định thời hạn (BLLĐ Điều 20). Ký sai loại, hoặc thiếu nội dung chủ yếu, bị phạt 2–25 triệu đồng theo số người lao động (mức với cá nhân, tổ chức gấp đôi; NĐ 283/2026, cần kiểm tra văn bản gốc).
• Không dùng phụ lục để gia hạn hợp đồng. Phụ lục chỉ sửa nội dung như lương, chức danh (BLLĐ Điều 22).
• Không giữ bằng gốc, không thu tiền đặt cọc. Mức phạt là 20–25 triệu đồng, kèm trả lại tiền có lãi.
• Không phạt tiền người lao động vì đi trễ hay nghỉ không báo. BLLĐ Điều 127 cấm phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật. Thoả thuận bảo mật với người lao động cũng chỉ nên dùng bồi thường thiệt hại, không dùng "phạt".
• Thử việc: tối đa 60 ngày với vị trí cần trình độ cao đẳng trở lên, 30 ngày với trung cấp và nhân viên nghiệp vụ. Mỗi công việc chỉ thử việc một lần. Lương thử việc ít nhất 85%. Vi phạm bị phạt 2–5 triệu đồng.
• Dữ liệu cá nhân của người lao động: cần thông báo mục đích, thời gian lưu, quyền của người lao động. Khi chấm dứt hợp đồng, xoá dữ liệu không còn căn cứ lưu (Luật 91/2025).

Hợp đồng cộng tác viên, khoán việc: rủi ro thuế và BHXH lớn nhất

"Cộng tác viên" không phải một loại hợp đồng trong luật. Đây là hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự (Điều 513–521). Có ba điểm phải kiểm:

1. Có phải hợp đồng lao động trá hình không? Luật BHXH 41/2024/QH15 nói rõ: hợp đồng mang tên gọi khác nhưng có việc làm có trả công và có quản lý, điều hành, giám sát thì vẫn phải đóng BHXH bắt buộc. Có 6 dấu hiệu nên tự hỏi:

• Có chấm công không?
• Có lương tháng cố định không?
• Có giao ban, báo cáo ngày không?
• Có chịu nội quy, kỷ luật không?
• Có làm liên tục ở một vị trí thường xuyên không?
• Có dùng chỗ ngồi, email công ty như nhân viên không?

Trả lời "có" từ ba câu trở lên thì nên ký HĐLĐ.

2. Thuế TNCN theo ngưỡng mới. Từ 01/7/2026, doanh nghiệp khấu trừ 10% khi mỗi lần chi từ 5.000.000 đồng cho cá nhân không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ dưới 3 tháng. Dưới mức này chỉ khấu trừ khi cá nhân yêu cầu. Ví dụ: cùng 3 triệu đồng tiền viết bài, chi ngày 20/6/2026 phải khấu trừ 300.000 đồng (ngưỡng cũ 2 triệu). Chi ngày 15/7/2026 thì không phải khấu trừ. Mẫu hợp đồng nên ghi "khấu trừ theo quy định hiện hành tại thời điểm chi trả", không ghi cứng con số.

3. Hồ sơ để không mất chi phí. Cần đủ hợp đồng, biên bản nghiệm thu từng đợt, đề nghị thanh toán, chứng từ chuyển khoản vào tài khoản đứng tên CTV, và chứng từ khấu trừ thuế nếu có khấu trừ. Lần chi từ 5 triệu đồng mà trả tiền mặt thì không được tính chi phí (NĐ 320/2025, Điều 9). Không chia nhỏ lần chi để né ngưỡng.

Hợp đồng dịch vụ và dịch vụ kế toán

• Thời điểm lập hoá đơn dịch vụ: lập khi hoàn thành, dù đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước thì lập khi thu (NĐ 254/2026, Điều 9 khoản 2). Câu hẹn "xuất hoá đơn khi khách thanh toán" là sai thời điểm.
• Đặt cọc khác trả trước. Tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ không phải lập hoá đơn. Khoản trả trước thì phải lập. Gọi sai tên là rủi ro.
• Nghiệm thu ngầm định: nên có câu "quá 5 ngày làm việc không phản hồi bằng văn bản thì coi như đã nghiệm thu". Thiếu câu này, khách có thể treo nghiệm thu để chậm trả tiền.
• Với kế toán dịch vụ, ba câu bảo vệ mình:
• (1) Khách hàng chịu trách nhiệm về tính trung thực, hợp pháp của chứng từ.
• (2) Có lịch giao chứng từ. Khách giao trễ thì khách chịu phạt nộp chậm.
• (3) Trần bồi thường bằng phí 12 tháng, trừ lỗi cố ý.

Ngoài ra cần một phụ lục ghi rõ ai giữ chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, và bàn giao thế nào khi chấm dứt. Kế toán dịch vụ xử lý dữ liệu lương, số định danh của nhân viên khách hàng, nên là bên xử lý dữ liệu theo Luật 91/2025 và cần có điều khoản xử lý dữ liệu.

Hợp đồng mua bán hàng hoá B2B: ba câu đắt giá cho năm 2027

Câu 1 – Giá và VAT. Đừng ghi "giá đã gồm VAT 8%". Mức 8% chỉ áp dụng đến 31/12/2026. Hãy ghi: "Giá chưa bao gồm thuế GTGT. Thuế GTGT tính theo thuế suất có hiệu lực tại thời điểm lập hoá đơn."

Câu 2 – Thanh toán. "Chuyển khoản vào tài khoản đứng tên Bên bán; không thanh toán bằng tiền mặt khoản từ 5.000.000 đồng; không nộp tiền mặt vào tài khoản Bên bán." Theo NĐ 181/2025 (Điều 26), nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt. Bên mua sẽ mất VAT đầu vào và mất chi phí.

Câu 3 – Phạt và bồi thường. Bộ luật Dân sự Điều 418 khoản 3 quy định: hợp đồng chỉ thoả thuận phạt, không thoả thuận bồi thường, thì bên vi phạm chỉ phải nộp tiền phạt. Trong hợp đồng thương mại, mức phạt lại bị giới hạn 8% (Luật Thương mại Điều 301). Vì vậy hãy ghi cả hai: phạt tối đa 8%, và bồi thường thiệt hại thực tế, áp dụng đồng thời.

Hai điều nên thêm: bảo lưu quyền sở hữu đến khi bên mua trả đủ tiền (BLDS Điều 331), và đối chiếu công nợ có chữ ký hằng quý. Lý do là thời hiệu khởi kiện tranh chấp thương mại chỉ 2 năm (Luật Thương mại Điều 319).

NDA và dữ liệu cá nhân

Từ 01/01/2026, mọi hợp đồng có trao đổi dữ liệu cá nhân phải xác định rõ ba điều: ai là bên kiểm soát, ai là bên xử lý, và xử lý cho mục đích gì. Hợp đồng cũng cần quy định biện pháp bảo vệ, thời hạn báo sự cố (nên ghi 24 giờ), và việc trả lại hoặc xoá dữ liệu khi kết thúc. Tuyệt đối không thiết kế cơ chế "không phản hồi là đồng ý". Tin tức về NĐ 330/2026 nêu mức phạt 50–70 triệu đồng cho hành vi này (cần kiểm tra văn bản gốc).

Biên bản thanh lý: đừng tự xoá quyền của mình

Biên bản thanh lý nên có bảng đối chiếu gồm các dòng: giá trị hợp đồng, đã thực hiện, đã xuất hoá đơn, đã thanh toán, còn phải trả. Câu chốt phải loại trừ các nghĩa vụ còn hiệu lực như bảo hành, bảo mật, khoản nợ ghi tại biên bản. Với HĐLĐ, doanh nghiệp phải thanh toán trong 14 ngày làm việc (tối đa 30 ngày) theo BLLĐ Điều 48. Doanh nghiệp cũng phải xác nhận thời gian đóng BHXH và xoá dữ liệu cá nhân không còn căn cứ lưu.

10 lỗi hay gặp nhất (bản rút gọn)

1. CTV có chấm công, lương tháng → HĐLĐ trá hình.
2. Mẫu CTV cũ ghi ngưỡng khấu trừ 2 triệu.
3. Trả tiền mặt từ 5 triệu đồng.
4. "Giá đã gồm VAT 8%" cho hàng giao năm 2027.
5. Phạt 10–30% trong hợp đồng thương mại.
6. Có phạt nhưng không có bồi thường.
7. Người ký không có thẩm quyền.
8. HĐLĐ xác định thời hạn lần thứ ba, hoặc dùng phụ lục để gia hạn.
9. Phạt tiền người lao động, giữ bằng gốc, thu đặt cọc.
10. Không có điều khoản dữ liệu cá nhân.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng CTV có phải đóng BHXH không? Không phải, nếu đúng là hợp đồng dịch vụ: cá nhân tự chủ cách làm, trả tiền theo kết quả. Nếu thực tế có quản lý, điều hành, giám sát như nhân viên thì phải đóng (Luật BHXH 41/2024).

Chi cho CTV 4,9 triệu đồng có phải khấu trừ không? Từ 01/7/2026, không bắt buộc (dưới 5 triệu/lần), trừ khi cá nhân yêu cầu. Nhưng không được chia nhỏ một khoản lớn thành nhiều lần dưới 5 triệu.

Có bắt buộc ký HĐLĐ điện tử không? Không. NĐ 337/2025 khuyến khích ký điện tử. Nếu ký điện tử thì từ 01/7/2026 phải đưa hợp đồng lên Nền tảng HĐLĐ điện tử (cần kiểm tra văn bản gốc).

Đã ghi phạt 8% rồi, có cần ghi bồi thường không? Cần. Nếu không thoả thuận bồi thường, theo BLDS Điều 418 khoản 3, bên vi phạm chỉ phải nộp tiền phạt.

Hợp đồng ký tháng 11/2026, giao hàng tháng 2/2027 thì VAT bao nhiêu? Theo thuế suất tại thời điểm lập hoá đơn. Nếu không có văn bản gia hạn mức giảm, hàng thuộc diện được giảm sẽ trở lại 10% từ 01/01/2027. Vì vậy hợp đồng nên ghi giá chưa VAT.

Biên bản thanh lý có bắt buộc không? Luật không bắt buộc. Nhưng đây là chứng từ chốt công nợ và nghĩa vụ, rất có ích khi quyết toán thuế và khi tranh chấp.

Làm nhanh với bộ mẫu

• Miễn phí: file Excel "15 lỗi hợp đồng DN nhỏ hay dính", tự đánh dấu và tự kết luận "chưa nên ký" khi có lỗi rủi ro cao.
• Bộ hợp đồng & rà soát hợp đồng DN nhỏ 2026:
• Excel rà soát 91 điểm cho 9 loại hợp đồng. Mỗi điểm có căn cứ, hậu quả, mức rủi ro, cách sửa. File tự chấm điểm và xếp các điểm cần sửa (rủi ro cao lên trước).
• Sheet kiểm tra tiền trả CTV, tự áp ngưỡng 2 triệu hay 5 triệu theo ngày chi.
• 8 mẫu Word soạn mới theo luật 2026: HĐLĐ + phụ lục, thử việc, CTV, dịch vụ, dịch vụ kế toán, mua bán B2B, NDA + dữ liệu cá nhân, thanh lý.
• Món lẻ: mẫu hợp đồng CTV có ghi chú thuế 2026.

Tải tại tailadung.com.

Căn cứ: BLDS 91/2015/QH13; Luật Thương mại 36/2005/QH11; BLLĐ 45/2019/QH14; NĐ 145/2020/NĐ-CP; Luật BHXH 41/2024/QH15; NĐ 253/2026/NĐ-CP; NĐ 254/2026/NĐ-CP; NĐ 283/2026/NĐ-CP; NĐ 320/2025/NĐ-CP; NĐ 181/2025/NĐ-CP; NQ 204/2025/QH15; Luật 91/2025/QH15; NĐ 356/2025/NĐ-CP; NĐ 330/2026/NĐ-CP. Cập nhật đến ngày 26/10/2026. Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý.

Đọc tiếp

• Trả tiền cộng tác viên từ 01/7/2026: ngưỡng khấu trừ 5 triệu và 5 thứ phải lưu để không mất chi phí
• HĐLĐ và thử việc theo NĐ 283/2026: 7 câu trong hợp đồng có thể khiến doanh nghiệp bị phạt
• Ký hợp đồng nguyên tắc năm 2027: VAT 8% hết hạn, trần phạt 8% và điều khoản thanh toán giữ tiền cho doanh nghiệp