Mẫu biên bản ghi nhận hàng lỗi, thiếu và văn bản khiếu nại 2026

Dùng khi nào: Phát hiện hàng thiếu, sai chủng loại, kém chất lượng sau khi nhận – ghi nhận và khiếu nại người bán trong thời hạn.

3 điều phải có:
1. Lô hàng, chứng từ giao nhận, mô tả lỗi cụ thể kèm ảnh, mẫu lưu.
2. Gửi trong thời hạn khiếu nại của hợp đồng; nếu hợp đồng không ghi: 3 tháng với số lượng, 6 tháng với chất lượng kể từ ngày giao (LTM Điều 318).
3. Yêu cầu xử lý cụ thể (giao bù, đổi, giảm giá, trả lại, bồi thường) và hạn trả lời.

3 rủi ro hay gặp:
1. Tiếp tục sử dụng, bán hàng lỗi rồi mới khiếu nại → khó chứng minh lỗi có từ trước.
2. Quá hạn khiếu nại → có nguy cơ mất quyền yêu cầu xử lý theo hợp đồng, khó chứng minh lỗi.
3. Tự ý trừ tiền hàng khi người bán chưa đồng ý → bị coi là chậm thanh toán.

Căn cứ chính:
• Luật Thương mại số 36/2005/QH11 – Điều 39–41 (hàng không phù hợp), 318
• Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 – Điều 445–449

Mẫu đi kèm: MB-B02 Biên bản giao nhận hàng hoá, MB-B04 Biên bản trả lại hàng hoá, HD-B05 Thông báo vi phạm hợp đồng và yêu cầu khắc phục (kèm tạm ngừng thực hiện)

Gồm: 1 file Word chỉnh sửa được (trang hướng dẫn + thân mẫu, ô cần điền tô vàng), cập nhật đến 26/10/2026. Cần cả bộ 99 mẫu tra theo tình huống: Thư viện 99 mẫu hợp đồng – được trừ 20.000đ khi nâng cấp.

Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý. Mỗi bản dùng cho một doanh nghiệp.