Mẫu hợp đồng thuê xe ô tô (tự lái hoặc kèm lái xe) 2026

Dùng khi nào: Thuê xe của cá nhân (kể cả xe của giám đốc, thành viên) hoặc của doanh nghiệp để phục vụ hoạt động kinh doanh.

3 điều phải có:
1. Thông tin xe, đăng ký, đăng kiểm, bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc còn hạn; người được lái xe.
2. Phân định chi phí: xăng dầu, cầu đường, bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hiểm vật chất, phạt vi phạm giao thông (kể cả phạt nguội).
3. Giá thuê, thuế với bên cho thuê là cá nhân, thanh toán chuyển khoản từ 5.000.000đ; nhật ký sử dụng xe phục vụ công việc.

3 rủi ro hay gặp:
1. Thuê xe của giám đốc, trả tiền nhưng không có hợp đồng, không nhật ký → chi phí bị coi là chi cho mục đích cá nhân, bị loại.
2. Phạt nguội gửi về chủ xe sau khi trả xe mà không có điều khoản → tranh cãi ai nộp.
3. Thuê xe kèm lái của cá nhân không có giấy phép kinh doanh vận tải để chở khách thường xuyên → rủi ro vi phạm điều kiện kinh doanh vận tải.

Lưu ý thuế – bảo hiểm – hoá đơn:
• Bên cho thuê là doanh nghiệp: thay khối thông tin Bên A bằng tên, mã số thuế, người đại diện, tài khoản công ty.
• Bên cho thuê là cá nhân: thuế đối với thu nhập cho thuê tài sản như thuê nhà (TH-H02) – kiểm tra ngưỡng, tỷ lệ hiện hành (cần kiểm tra văn bản gốc).
• Xe dưới 9 chỗ nguyên giá lớn: kiểm tra quy định về phần chi phí không được trừ theo NĐ 320/2025 trước khi ký giá thuê cao (cần kiểm tra văn bản gốc).
• Giao dịch thuê xe của giám đốc/thành viên là giao dịch với người có liên quan – có thể cần chấp thuận (GV-B02).

Căn cứ chính:
• Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 – Điều 472–482
• Luật Đường bộ số 35/2024/QH15; Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ số 36/2024/QH15 – đăng kiểm, bảo hiểm bắt buộc, kinh doanh vận tải (cần kiểm tra văn bản gốc)
• Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNDN (chi phí được trừ) – chi phí liên quan ô tô (cần kiểm tra văn bản gốc)
• Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 (sửa bởi Luật 09/2026/QH16) – thu nhập cho thuê tài sản
• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, sửa đổi bởi Luật 03/2022/QH15 và Luật 76/2025/QH15 – Điều 67, 86, 167 (giao dịch với người có liên quan)

Mẫu đi kèm: TH-B01 Biên bản bàn giao tài sản thuê, mượn (khi nhận và khi trả), GV-B02 Nghị quyết/quyết định chấp thuận hợp đồng với người có liên quan, TH-H06 Hợp đồng mượn tài sản

Gồm: 1 file Word chỉnh sửa được (trang hướng dẫn + thân mẫu, ô cần điền tô vàng), cập nhật đến 26/10/2026. Cần cả bộ 99 mẫu tra theo tình huống: Thư viện 99 mẫu hợp đồng – được trừ 20.000đ khi nâng cấp.

Tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý. Mỗi bản dùng cho một doanh nghiệp.